Rechnungswesen
16. März 2021
Papierlose Buchhaltung
Wer dem Papier entsagt, spart Platz, Zeit und Geld. Heute zeigen wir Ihnen, was Digitalisierung insgesamt bringt – ab der nächsten Ausgabe beleuchten wir die einzelnen Belegkreise.
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Vorteile
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- Kein Papier: erspart Platz und Büromaterial
- Zentrale Ablage: Alle Beteiligten können zugreifen (auch im Homeoffice)
- Digital sortiert: Belegsuche entfällt
- Tagesaktuell: Buchhaltung liefert aktuelle Zahlen
- Mahnwesen: Offene-Posten-Liste und Mahnungen sind verknüpft
- Import Überweisungen ins Online-Banking: Eintippen Zahlungen entfällt
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Heraus-forderungen
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- Abläufe müssen umorganisiert und dokumentiert werden, damit keine Belege im Daten-Nirwana verloren gehen.
- Elektronisches Archiv muss gesetzliche Aufbewahrungspflicht (idR sieben Jahre) erfüllen und bei Betriebsprüfung abrufbar sein.
- IT muss vor Viren, Hackern und möglichen internen Gefahren geschützt werden (Backup!).
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Die goldenen Regeln der papierlosen Buchhaltung
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- Alles, was man elektronisch hereinbekommen kann, wird elektronisch angefordert (zB Bankauszüge, Eingangsrechnungen, Amazon-Abrechnungen).
- Alles, was man elektronisch produzieren kann, wird elektronisch produziert (zB Ausgangsrechnungen).
- Der (kleine) Rest in Papierform wird eingescannt (zB Kassabelege).
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Sinnvolle Hilfsmittel
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- Dokumentenscanner mit Texterkennung
- Scan-App (zB für Reisekostenbelege)
- Zweiter Bildschirm bzw. Laptop plus externer Bildschirm
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Umsetzung
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Führen Sie die papierlose Buchhaltung mit einem Profi ein. Wir Steuerberater haben eine professionelle Software, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Hier sind unterschiedliche Arten der Zusammenarbeit möglich. Wir beraten Sie gerne zur papierlosen Buchhaltung.
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